AirCampus®導入事例：株式会社ITプレナーズジャパン・アジアパシフィック様

私たちのチームでは様々な企業研修を運営しており、大きく分けて公開講座、個社向け研修、eラーニングの3つです。

• 公開講座
  • IT関連の研修会社等の代理店経由で様々な業界・企業の方々から申込みをいただいています。ITIL®・アジャイル等、資格認定するものもあり、研修受講後に試験を受けていただき資格を取得されます。
• 個社向け研修
  • 公開講座の内容等を特定の顧客向けに一部内容をアレンジして、その企業向けに企画・提供するものです。
• eラーニング
  • 上記2つの研修と同様の領域で、オンデマンドで知識獲得いただくサービスです。

以前は集合型の研修・講座運営を担ってきましたが、現在はZoom等でのオンライン開催がメインとなっています。
いずれも、受講者の方が安心して学べる環境を作ることはもちろん、講師の方々や代理店の方々が『受けてよかった』『こういった価値を得られた』と感じられるように『研修提供までのフローをきちんと整えて支える』ことが私たちの役割です。現在、AirCampus®を上記のすべての運営で活用していますが、本日お話しする公開講座については、2024年実績で100件超の講座を運営し、700名を超す受講者に研修を提供しています。

AirCampus®を導入する前の業務を振り返ると、ひたすら関係者とのやりとりの往復でした。受講者、代理店、講師など全ての関係者に対して、私たち事務局が間に入ってやりとりをし調整し、その方の立場に合ったメールをお送りするということが多かったんです。お伝えする内容はほぼ共通しているものの、受け手のことを考えて微妙に文面を変えていたため、かなり工数が増えていました。

また、研修の案内から研修の準備、そして研修後まで一つの流れで業務を進めているため、何か一つの連絡ミスが発生した場合にその流れが止まってしまいます。その一つの流れに様々なステークホルダーが関わってくれているため、『迷惑をかけてはいけない』という心理的なプレッシャーもすごくありました。

研修教材一つとっても、受講者の方が配送先住所を登録するタイミングが遅れると、遠方の場合には当日までにお手元に届かないリスクもありました。そうした遠方の受講者にも確実に届けるため、個別にスケジュール調整が必要となり、きめ細かい管理が求められていました。

チーム内に、前職でAirCampus®を使っていたメンバーがいたのがきっかけでAirCampus®の導入が始まりました。実はAirCampus®を使う以前に別のプラットフォームを使ってeラーニングを提供していた時期もあったのですが、柔軟性に乏しく運営にも課題が多かったため、まずはプラットフォームをAirCampus®に移行するところから取り組みを始めました。しかし、この頃はまだAirCampus®を公開講座や企業研修で使用するイメージがなく、eラーニングで使用するのみでした。
その後、公開講座などでもAirCampus®を導入してみてはどうか？という話が出たのは、2023年10月のオペレーションチームのチーム合宿でした。合宿では、現場で今起きている課題や私たちが感じていること、そして受講者や講師から寄せられている声を整理し、どう改善していくか時間をとって話をしたんです。

当時は、AirCampus®が課題解決の鍵になるという発想はチーム内でも出ていませんでした。公開講座の運営にどう活用できるかも見えず、「もし使えたら理想的だよね」と話していた程度です。

AirCampus®について理解を深めるうち、ディスカッションの機能がとても充実していることを知り、オンラインで双方向にいろいろなやりとりができるなら、 より研修の深みも増すし 受講者にとっての価値も高めていけるのでは？と考え、検討を進めていきました。

年度中の導入を目指して、さっそく講師の方々に向けてオンラインで説明会を行いました。触ってもらえるようにデモ環境をお渡ししたりしながら、続いて、当社の研修をお取り扱いいただいているパートナー企業の方々にも説明を行いました。ツールの導入ということで調整事項も多かったですが、双方の運営工数削減と、正確な情報を受講者に提供しやすくなることなどをご理解いただき導入に向けた準備が進みました。

実際の公開講座に見立てて社内メンバーに受講者役を担ってもらい、AirCampus®運営デモを行いました。結果、社内デモは2回行ったのですが、1回目のデモで案内文の分かりづらい点や導線で目立たせるべき箇所など多数のフィードバックが集まり、それらをすぐに改善して日を空けずに2回目のデモを行いました。

私は正直、最初は全部不安でした（笑）。この10年間ほど、これほど大規模な運用変更はほぼなかったので、関係者の評価が低かったらどうしようなど色々な思いが浮かんでいました。でも、自分で設定作業をしていくうちに徐々にAirCampus®の使い方が自分の中でつながっていって、こういうふうにもできるかもしれないという冒険心みたいなものも芽生え始めていき、考え方や設定方法が整理されていくのが楽しくなっていきました。

入念に準備が重ねられていたのできっと大丈夫だろうと思いつつ、ただ始まったらきっと盲点だったり思わぬ質問やイレギュラー対応も想定していましたが、入念な準備の成果でスムーズに対応できました。

私はITプレナーズに入社したのが今年の1月半ばなので分からないことも多くありましたが、藤田さんがすごく心配しているから私たちが頑張らなきゃ！と思っていました（笑）。AirCampus®以前の研修運営方法からどのように変更になったのか、、皆さんが全部マニュアルにまとめてくださり、それほど不安なく5月を迎えられました。

一番大きな効果としては受講案内や教材、ZoomのURLなど、そういったものをAirCampus®で一元管理できることです。以前は、受講者様の申込経路によって、直接メールするのかパートナー企業を介すのかなど、一人ひとりへの連絡手段を変える必要がありました。今は、そういった煩雑さや分岐した手続きも少なくなりました。
また、予約投稿で案内を配信する日時の予約設定ができるため、自分の1週間のタスクなどを見ながら事前に組み立てて標準化することができています。特に、私たちは月・水・金が研修の初日や終了日にあたることが多く、そうした日は特にタスクが多かったりするので、予約投稿を活用することによってそういう日でも余裕が持てるようになっています。

研修案内に関するメール送付件数は大幅に減少しました。AirCampus®に投稿すれば関係者全員が共通の場で確認できるため、『誰に送ったか』を確認し合う工数も圧倒的に減ったんです。
また、教材は研修の2日前から当日までの間に届くとメールに記載していても、これまで受講者から『教材はいつ届くか？』という問い合わせをよく頂きました。
こうした案内についても、一度にまとめてメールで送るという運営から、AirCampus®では受講者が確認したいと感じるだろうタイミング（研修開催の数日前）でお知らせを掲載する運営に変更したところ、だいぶ問い合わせが少なくなりました。

総じて、運営上の心理的負担感は軽減されていると感じています。特に助かっている点として、受講者がAirCampus®に最終アクセス日時が見えることが大きく効いています。ある受講者が研修の当日になかなか入ってこない場合でも、以前は受講者の状況が見えなかったのですが、今は受講者の様子がある程度わかるようになりました。アクセスログを見ながら研修のZoomをオープンしていると、当日の割と朝の早い時間に実はアクセスしてる人もいます。そうした人は開始時間ギリギリでも忘れないでちゃんと入室されるので、安心して待つことができています。

今チームの体制としては平常業務は渡邉さんと前場さんで、公開講座も特定の企業研修も2人でチェックをしながら回してもらっています。私は対応が難しそうなものやイレギュラーなもののみに関わり、その他特別なイベントの準備などに専念をさせていただいています。渡邉さんはこれまで公開講座運営のメイン担当は経験がなく、また前場さんはまだ入社されて日が浅いですが、シンプルな運営設計でかつ同じ環境を見ることができるAirCampus®で運営しているおかげで、お二人にも安心してお任せできています。

5月に実際に開講するにあたってはミスをしないように緊張感を持って臨んだのですが、2人体制でAirCampus®で運営していると、どちらかが立て込んだときの業務の依頼や受け渡しがとても分かりやすくなり、お互いにカバーしやすいので業務がしやすくなりました。具体的には、作業進捗を共有して残りの業務を依頼するときに、以前だと何が完了していて何が未着手なのか、というように細々と状況を伝えて確認しあう必要があったのですが、藤田さんが申し上げた通り、AirCampus®上の投稿状況を見ればどこから作業に当たればよいかすぐにわかるので、連携がしやすくなったと感じています。

受講者の方からは少しずつポジティブな反応をいただけています。『これまでなかったサービスですね』『専用の学習環境で連絡や資料が一箇所で見られるのは非常に便利でした』『情報がまとまっていて分かりやすくてストレスなく受講できました』といったコメントをいただいています。
また、『サポートが丁寧で安心できた』というコメントもいただくことができ、AirCampus®を使うことで私たちに余裕が少しできた分、より丁寧にご案内をお送りするなどすごく小さなことに関しても手を広げ、しっかりと届けられるようにという意識で運営ができていると思います。受講体験全体を考える余裕ができたのかなと思います。

情報資産になるだろうと思っています。今後は、コース別の受講状況やアンケート結果をもとに、開催スケジュールの調整や研修運営のブラッシュアップをしていきたいです。また、一つの研修を受けた受講者の方が次にどのコースを受講しているか、といったデータも分析することで、研修を導入いただく企業や受講者個人の方に向けた学習計画のご提案などもしやすくなると思います。
それから、AirCampus®上にはヘルプデスクを置き、試験の受験方法や研修受講にあたっての質問を受け付けているのですが、そのデータも活用していきたいです。よくあるお問い合わせをもとに質問集を作成し、事前にご案内できれば、受講者の方にもより安心感を持って研修を受講いただけると思います。

受講者アンケートでは「オンラインよりオフラインの方がよい」という声もあります。かつてのオフライン開催では研修後に名刺交換や受講者同士の交流も生まれていたように、オンライン研修でもAirCampus®上にコミュニティを設け、有意義な情報交換ができる環境を作れるといいのではないかと思っています。

現在、AirCampus®で実施しているアンケートをさらに改善したいと考えています。
現状では、ACフォームのリンクから回答いただく仕組みになっており、何度でも回答できてしまいます。
AirCampus®上でアンケート回答のリマインドを行っているため、すでにご回答済みの方でも「回答してないかもしれない」と感じ、再度回答されてしまうケースもあります。
そこで、アンケートをAC連動フォームにすることで、受講者の方が「自分が回答済みかどうか」をすぐに確認できるようになり、利便性の向上につながるのではないかと期待しています。

これからの運営のあり方として、『研修運営』自体を『ITプレナーズがお客様に提供する4つ目の価値』として確立することを目指したいと思います。現在掲げている3つの価値、優れた『講師』『教材』『試験』、さらに私たちがサポートに入り優れたツールを駆使して受講者に良い学習経験を積んでもらえるような『研修運営』を提供する。そして、もう一度私たちのコースを受けに来てもらう、選んでもらえるような選択肢の一つに入れていただけるようになりたいと思っています。